Henkilötietojen käsittely

1.1. Asiakas rekisterinpitäjänä antaa Tachogramille ohjeita, miten käsitellään henkilötietoja Palvelun tarjoamiseksi Asiakkaan ja Tachogram välillä tehdyn Sopimuksen mukaisesti. Palvelun tarjoamisen aikana Asiakkaalta tai Tachogram järjestelmältä saatujen henkilötietojen osalta Asiakas toimii rekisterinpitäjänä, kun taas Tachogram tietojenkäsittelijänä.

1.2. Epäselvyyksien välttämiseksi tämä Sopimus sisältää Asiakkaan täydelliset ja lopulliset ohjeet Tachogramille Asiakkaan rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyn yhteydessä, ja siksi se muodostaa sitovan henkilötietojen käsittelysopimuksen sovellettavien tietosuojalakien ja määräysten mukaisesti.

1.3. Kun Tachogram käsittelee henkilötietoja Asiakkaan puolesta rekisterinpitäjänä, kaikkien kyselyjen, pyyntöjen, vastalauseiden tai valitusten, jotka rekisteröidyllä (esim. Asiakkaan työntekijällä) voi olla Palvelua koskevien henkilötietojen käsittelyssä, tulee osoittaa Asiakkaalle ja Asiakkaan ratkaista.

2.1. Tachogram käsittelee henkilötietoja Palvelun tarjoamiseksi, parantamiseksi, Palveluongelmien ratkaisemiseksi sekä varmistamiseksi, että saat parhaan mahdollisen asiakaskokemuksen.

2.2. Tachogram kerää ja käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

- rekisteröimme sinut Palvelun käyttöä varten, vahvistamme henkilöllisyytesi ja luomme Tachogram tilin;

- lähetämme sinulle laskuja ja käsittelemme Palvelun maksuja;

- räätälöityjen Palveluiden tarjoaminen, kun määrität tilisi asetukset;

- analysoimme mieltymyksesi tai Palvelun käytön;

- kommunikointi kanssasi, jotta voimme tiedottaa sinulle Tachogram Palvelusta ja tarjota sinulle Palveluun liittyvää tukea sekä vastata kysymyksiisi tai käsitellä pyyntösi;

- Palvelujen parantaminen ja uusien Palvelujen ominaisuuksien kehittäminen;

- analysoimme ja mittaamme Palvelumme käyttöä. Analysoimme esimerkiksi dataa Palvelun käytöstäsi optimoidaksemme tuotesuunnittelua, luodaksemme sekä raportteja että tilastoja;

- toimittamme henkilökohtaisia mainoksia ja tarjouksia sinulle;

- suojelemme Tachogramin, sen käyttäjien ja muiden kolmansien osapuolten laillisia etuja. Tachogram panee täytäntöön Käyttöehtoja, sopimuksia, käytäntöjä sekä vastaa sovellettavia lakeja ja määräyksiä ja on tarvittaessa valmis auttaa lainvalvontaviranomaisia.

3.1. Tachogram kerää, tuottaa ja vastaanottaa tietoja monin tavoin, kun Asiakas käyttää Palveluitamme tai tekee tilauksen. Osa näistä tiedoista on henkilötietoja.

3.2. Rekisteröityihin ryhmiin kuuluvat Asiakkaan työntekijät, edustajat ja muut rekisteröidyt, jotka rekisteröidään Asiakkaan tilille.

3.3. Asiakas varmistaa saaneensa kaikki tarvittavat suostumukset ja/tai luottaa muihin asianmukaisiin oikeudellisiin perusteisiin rekisteröidyn henkilötietojen käsittelemiseksi. Asiakas vahvistaa, että rekisteröidyille on ilmoitettu siitä, että heidän henkilökohtaisia tietojaan siirretään Tachogramille käsittelyyn ja muille kolmansille osapuolille (alikäsittelijät), joita Tachogram käyttää Palvelun tarjoamiseen.

3.4. Asettaessaan Tachogram tiliä tai tehdessäsi tilausta Asiakas antaa Tachogramille seuraavat tiedot, jotka sisältävät henkilötietoja:

3.4.1. koko nimi/yrityksen nimi;

3.4.2. sähköpostiosoite;

3.4.3. maksutiedot;

3.4.4. puhelinnumero;

3.4.5. toimitus- ja laskutusosoite;

3.4.6. kaikki muut tiedot, jotka annetaan Tachogramille tätä tarkoitusta varten.

3.5. Jotkin tiedot voidaan käsitellä myös silloin, kun Asiakas tai rekisteröity (esim. Asiakkaan työntekijä) käyttää Palveluitamme. Tachogram Palvelun laajuudesta ja kokoonpanosta riippuen, nämä tiedot voivat sisältää myös henkilökohtaisia tietoja:

3.5.1. rekisteröidyn laite ja selain (kuten IP-osoite, selaintyyppi, ohjelmistoversio jne.);

3.5.2. digipiirturin ja kuljettajan toimintatiedot (taukoihin vietetty aika, ajon aloitus-, pysäytys- ja lopetusaika, ajon kesto, digipiirturien kalibrointi, digipiirturien valmistaja, poissaolokalenteri, tiedot työkavereista, mahdollisuus käyttää kustannuslaskentatyökalua jne.);

3.5.3. ajoneuvotiedot (kuten ajoneuvon merkki ja malli, mittarilukema, tekniset tiedot jne.);

3.5.4. digipiirturikortti (kuten kortin myöntävä viranomainen, tiedot ohjaimista jne.).

3.6. Käytettäessä tai määrittäessä Tachogram-tilin asetuksia, Asiakas voi antaa joitain tietoja, jotka muiden tietojen yhteydessä voivat sisältää henkilökohtaisia tietoja (esimerkiksi sijainti, aikavyöhyke, kuva jne.);

3.7. Asiakas voi halutessaan integroida kolmansien osapuolien palvelut tiettyihin Tachogram Palvelun osa-alueisiin. Kolmannen osapuolen palvelu on Palveluun integroitu ohjelmisto, jonka Asiakas voi ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä Tachogram-tilille. Kun se on otettu käyttöön, asianomainen kolmannen osapuolen palveluntarjoaja voi esimerkiksi jakaa tai vastaanottaa tiettyjä tietoja (mukaan lukien tuonti ja vienti). Asiakkaan tulee tarkistaa näiden kolmansien osapuolien palveluiden yksityisyysasetukset ymmärtääksesi, mitä tietoja Tachogramille voidaan luovuttaa.

4.1. Tachogram käsittelee edellä mainittuja tietoja niin kauan kuin Tachogram tarjoaa Palvelun Asiakkaalle ja Asiakkaalla on käytössä aktiivinen Tachogram tili. Henkilökohtaiset tiedot voidaan kuitenkin poistaa milloin tahansa Asiakkaan pyynnöstä.

4.2. Ellei sovellettavassa lainsäädännössä toisin mainita, Tachogramilla ei ole velvollisuutta säilyttää Asiakastietoja Asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen päättymisen jälkeen. Tachogram ja Asiakkaan välisen sopimussuhteen päättyessä, Tachogram saattaa jatkaa osan henkilötietojen tallentamista, rajattuna pienimpään lainmäärittelemään määrään, jolla Tachogram täyttää sovellettavan lain edellytykset henkilötietojen säilytyksestä, varmistaakseen esimerkiksi luotettavat varmuuskopiojärjestelmät, Asiakkaan ja Tachogramin välisten mahdollisten riitojen ratkaisemiseksi, estääkseen mahdolliset petokset ja väärinkäytökset, vahvistaakseen Tachogram sopimukset ja/tai turvata Tachogram tai kolmansien osapuolten lailliset edut.

5.1. Jotta Tachogram pystyisi tarjoamaan Palvelun, Tachogram tekee yhteistyötä kolmansien osapuolien kanssa, jotka tarjoavat Tachogramille erilaisia palveluita, joita käytetään tavanomaisessa liiketoiminnassa. Henkilökohtaisten tietojenvastaanottajaryhmiin (alikäsittelijöihin) kuuluvat esimerkiksi hosting ja server co-location palveluntarjoajat, viestintä- ja sisällönjakeluverkot, tieto- ja verkkoturvallisuuspalvelujen tarjoajat, laskutus- ja maksujen käsittelypalveluntarjoajat, petosten havaitsemisen ja ehkäisyn palveluntarjoajat, verkkoanalytiikka, sähköpostin jakelu- ja seurantapalvelujentarjoajat, istuntojen nauhoituspalvelu, mainonta- ja markkinointipalveluntarjoajat, tietotekniikka, juridiset ja taloudelliset neuvonantajat ja muut (“Kolmansien osapuolien palveluntarjoajat”).

5.2. Kolmansien Osapuolien Palveluntarjoajat saavat vain vähimmäismäärän henkilötietoja, joita he tarvitsevat Tachogram palvelun tarjoamiseen. Tachogram jakaa henkilötietoja vain sellaisten Kolmansien Osapuolien Palveluntarjoajien kanssa, jotka ovat sitoutuneet noudattamaan tässä Sopimuksessa asetettuja tietosuojavelvoitteita, tarjoamaan riittävät takeet ja toteuttamaan asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet ja muuten noudattamaan sovellettavia henkilötietosuojalakeja. Tachogram on edelleen vastuussa Kolmansien Osapuolien Palveluntarjoajien suorittamista henkilötietojen käsittelyistä, jotka Tachogram on sitoutunut vastaavaan tietojenkäsittelyyn sovellettavien lakien mukaisesti.

5.3. Asiakas antaa Tachogramille yleisen valtuutuksen Kolmansien Osapuolien Palveluntarjoajien tai alikäsittelijöiden käyttämiseksi. Asiakas voi pyytää tietoja Kolmansien Osapuolien Palveluntarjoajista ottamalla yhteyttä Tachogramiin. Jos Asiakkaalla on laillisesti perusteltuja vastalauseita Kolmansien Osapuolien Palveluntarjoajien sitoutumisesta, Asiakas ja Tachogram löytävät ratkaisun tietojen jatkokäsittelyyn rajoitetussa määrin käyttämättä kyseistä alikäsittelijää tai jos tällaista ratkaisua ei löydy, sopimaan Palvelun irtisanomisesta Palvelusopimuksessa määriteltyjen irtisanomisten ehtojen mukaisesti.

5.4. Tietyissä tilanteissa Tachogramilla saattaa olla laillinen velvoite jakaa Asiakkaan tietoja kolmansille osapuolille silloin, kun sitä vaaditaan lainsäädännössä tai kun viranomaiset sitä pyytävät. 5.5. Tachogramin käsittelemät henkilötiedot voidaan siirtää Kolmansien Osapuolien Palveluntarjoajille, jotka sijaitsevat Euroopan unionin ulkopuolella. Näissä tilanteissa henkilötietoja jaetaan vain sellaisten kolmansien osapuolten kanssa, jotka ovat sitoutuneet noudattamaan tarvittavia tietosuojavaatimuksia ja jotka pystyvät takaamaan henkilötietojen riittävän suojaustason tai ovat antaneet riittävät takeet.

6.1. Tachogram käyttää kohtuullisia ja tarkoituksenmukaisia organisatorisia, teknisiä ja hallinnollisia toimenpiteitä sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti henkilökohtaisten tietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden suojelemiseksi. Valitettavasti mikään tiedonsiirto- tai tallennusjärjestelmä ei ole 100% turvallinen. Siksi Tachogram kehottaa Asiakasta huolehtimaan hallussaan olevista online-prosessoiduista henkilötiedoista ja asettamaan vahvat salasanat Tachogram tilille, rajoittamaan pääsyä tietokoneeseen ja selaimeen kirjautumalla ulos istunnon päätyttyä ja välttämään Tachogramille toimittamasta arkaluontoisia tietoja, joiden paljastaminen voi aiheuttaa merkittävää haittaa rekisteröidylle.

6.2. Kaikki Tachogram valtuuttamat henkilöt, jotka ovat mukana Asiakkaan ja kolmannen henkilön henkilötietojen käsittelyssä, ovat sitoutuneet luottamuksellisuusvelvoitteisiin, eivätkä he saa käyttää henkilötietoja tai muuten käsitellä niitä ilman Asiakkaan lupaa, elleivät ne ole Palvelun tarjoamista varten.

6.3. Henkilötietojen rikkomusten yhteydessä Tachogram ilmoittaa asiasta Asiakkaalle sovellettavissa laeissa asetettujen velvoitteiden mukaisesti ja tarjoaa asianmukaista apua henkilötietojen loukkauksia koskevissa tutkimuksissa sekö ilmoittaa valvontaviranomaiselle ja rekisteröidyille tällaisista henkilötietojen luokkauksista.

6.4. Käsittelyn luonteen vuoksi Tachogram rekisterinpitäjänä auttaa myös Asiakasta tarjoamaan teknistä ja organisatorista tukea varmistaakseen Asiakkaan rekisterinpitäjän vastuut seuraavissa asioissa:

6.4.1. Asiakkaan rekisteröidyn mahdolliset pyynnöt, jotka koskevat Tachogram käsittelemiä Asiakkaan henkilötietoja tai niiden oikaisemista, poistamista, rajoittamista, siirrettävyyttä, estämistä tai poistamista. Jos rekisteröidy lähettää tällaisen pyynnön suoraan Tachogramille, Tachogram välittää sen välittömästi Asiakkaalle;

6.4.2. henkilötietojen rikkomusten tutkiminen ja valvontaviranomaiselle ja Asiakkaan rekisteröidyille ilmoittaminen tällaisista henkilötietojen loukkauksista;

6.4.3. tarvittaessa tietosuojavaikutusten arviointien laatiminen ja kuuleminen minkä tahansa valvontaviranomaisen kanssa.

7.1. Asiakkaan kirjallisesta pyynnöstä Tachogram sitoutuu antamaan Asiakkaalle riittävät tiedot osoittaakseen tämän Sopimuksen ja sovellettavan lain mukaisten velvoitteidensa noudattamisen. Nämä tiedot on annettava siinä määrin kuin nämä tiedot ovat Tachogramin hallussa ja kuin Tachogramin sovellettava laki, luottamuksellisuusvelvoite tai muut velvoitteet kolmansille osapuolille eivät rajoita Tachogramia paljastamasta kyseisiä tietoja.

7.2. Jos toimitetut tiedot, Asiakkaan kohtuullisessa käsityksessä, eivät ole riittäviä vahvistamaan Tachogramin noudattavan tätä Sopimusta, Tachogram sitoutuu sallimaan tietojenkäsittelyn auditoinnin ja osallistumaan siihen.

7.3. Tällaisen auditoinnin suorittaa riippumaton kolmas osapuoli, jolla on hyvä maine markkinoilla sekä kokemusta ja pätevyyttä suorittaa tietojenkäsittelyyn liittyviä auditointeja, ja jonka sekä Tachogram että Asiakas ovat vahvistaneet.

7.4. Tällainen auditointi suoritetaan Asiakkaan ja Tachogramin välillä sovittuun aikaan 2 (kahden) kuukauden kuluessa siitä, kun Asiakas on kirjallisesti sitä pyytänyt. Auditoijan on allekirjoitettava salassapitosopimus, joka sisältää velvollisuuden olla paljastamatta yritystietoja auditointiraporteissaan, jotka toimitetaan myös Tachogramille. Auditointi suoritetaan Tachogram normaalina työaikana häiritsemättä Tachogramin liiketoimintaa. Asiakkaalla on oikeus pyytää auditointia 2 vuoden välein. Asiakas vastaa kaikista auditointiin liittyvistä kustannuksista.

8.1. Tachogram voi ajoittain muuttaa tätä Sopimusta esimerkiksi silloin, kun uusia palveluita tai ominaisuuksia otetaan käyttöön. Jos tehdään muutoksia, Tachogram ilmoittaa asiasta Asiakkaalle hyvissä ajoin lähettämällä sähköisen ilmoituksen Asiakkaan edustajalle ja ilmoittamalla muutosten luonteen ja laajuuden. Tämän Sopimuksen muutokset tulevat voimaan sillä hetkellä, kun ne julkaistaan Palvelun verkkosivustolla.

8.2. Jatkamalla Tachogram Palvelun käyttöä tai tarjoamalla muuten henkilökohtaisia tietoja Tachogramille tällaisen Sopimuksen muutosten toteuttamisen jälkeen, Asiakas hyväksyy muuttuneet Sopimuksen ehdot.

9.1. Tätä Sopimusta säätelevät Latvian tasavallan lait, ja kaikki tähän Sopimukseen liittyvät kanteet tai menettelyt (mukaan lukien sopimussuhteen ulkopuoliset riidat tai vaatimukset) määrätään Latvian tasavallan tuomioistuimissa.