El trabajo de los transportistas de mercancías es todo un reto: desde la planificación y el seguimiento del proceso de la cadena de suministro hasta el cumplimiento de la normativa internacional sobre tiempos de trabajo y descanso, que cambia constantemente. Gestionar los datos del tacógrafo y descargarlos regularmente es solo una de las cosas que hay que hacer para evitar multas importantes. Este proceso puede facilitarse con diversas soluciones de gestión de flotas y herramientas específicas diseñadas para facilitar la descarga y el análisis de los datos del tacógrafo digital. Su papel en la gestión empresarial es cada vez más importante, y este ha sido también el caso del transportista letón UNA-L, que lleva varios años utilizando la solución de descarga y análisis de datos del tacógrafo digital Tachogram para gestionar su flota.
UNA-L está especializada en el transporte de mercancías en toda la Unión Europea y el Reino Unido, proporcionando, por ejemplo, el transporte de paneles de construcción a Suecia, que se utilizan para la construcción de edificios de gran altura. La empresa tiene más de 10 años de experiencia en el sector y actualmente cuenta con 60 conductores y 40 camiones a su cargo.
Seguimiento de las tendencias del mercado y mejora de la gestión de los datos del tacógrafo digital
UNA-L gestiona una flota relativamente grande, por lo que es esencial que la empresa sea lo más eficiente posible. Para conseguirlo, el equipo directivo se mantiene al tanto de las tendencias del mercado e introduce nuevas tecnologías. Al hablar de la búsqueda de una solución de gestión de datos de tacógrafo, Edgars Lagzdiņš, miembro de la junta directiva de UNA-L, recuerda:
“Hace años, los datos del tacógrafo tenían que descargarse saltando de un vehículo a otro. Era una tarea laboriosa, a menudo imposible.”
Por ejemplo, si el vehículo estaba en ruta, durante todo el año, los datos del tacógrafo no estaban disponibles de ninguna manera. Si el vehículo no estaba cerca, no podíamos controlar las acciones del conductor. Esto, a su vez, solía dar lugar a enormes multas para la empresa y provocaba otras situaciones desagradables”. También añade que en aquella época era habitual que los conductores se olvidaran de descargar la información del tacógrafo digital.
Después de buscar formas de rastrear la ubicación de los vehículos y el consumo de combustible, UNA-L comenzó a cooperar con Mapon, un proveedor local de soluciones de gestión de flotas, que creó Tachogram -una solución especializada para la gestión y el análisis de los datos del tacógrafo digital- hace siete años. UNA-L fue una de las primeras empresas en conocerlo y, dada su experiencia positiva con Mapon, hace unos cuatro años comenzó a utilizar Tachogram para gestionar y analizar los datos del tacógrafo de toda su flota.
Facilidad de uso para la gestión, la contabilidad y los conductores
La experiencia de Edgars Lagzdiņš demuestra que el uso diario de Tachogram es muy cómodo. “Todo el proceso de gestión de datos está totalmente automatizado: una vez cada dos semanas o cada mes, los datos de los conductores se cargan en una nube común, y la información sobre las actividades de nuestros conductores está disponible para que la dirección la vea en cualquier momento y lugar. Los datos de Tachogram también son utilizados activamente por la contabilidad para ver los informes que proporcionan la información necesaria para calcular los salarios de los empleados y las dietas de viaje“, dice el representante de la empresa.
Además, es importante señalar que esta solución no sólo ayuda a los directivos y contables de la empresa, sino también a los conductores. Como señala Edgars Lagzdiņš, Tachogram libera a la empresa de la preocupación de descargar los datos a tiempo.
Análisis de infracciones: una herramienta para instruir a los conductores
Durante el trabajo diario, UNA-L presta la máxima atención al cumplimiento de la normativa internacional sobre tiempos de conducción y descanso, así como al análisis de los hábitos de conducción de sus conductores. “Para obtener la información más precisa sobre el comportamiento de los conductores, utilizamos las funcionalidades de Tachogram, así como los datos de los dispositivos de seguimiento Mapon Expert, que nos proporcionan una visión precisa de los periodos de trabajo y descanso, las rutas recorridas, los países atravesados y otros indicadores relevantes. Esto nos da
la oportunidad de concenciar a los conductores sobre la conducción segura y responsable, de facilitar el cálculo de los salarios y las dietas de viaje y de evitar errores a la hora de pagar a los empleados sus compensaciones,”
explica Edgars Lagzdiņš, que comparte su experiencia de uso de la solución.
Afirma que Tachogram también es útil en situaciones en las que un conductor ha infringido la normativa sobre tiempos de conducción y descanso. En estos casos, los datos proporcionados por la solución se utilizan para identificar infracciones específicas y tratarlas con el conductor, lo que permite a la empresa concienciar a los conductores sobre la importancia de las normas de tráfico y prevenir situaciones similares en el futuro
La aplicación móvil para ayudar en los desplazamientos
El equipo de UNA-L utiliza tanto la versión web de Tachogram como la app móvil en su trabajo diario. “Dado que siempre estoy en movimiento, lo que más utilizo es la aplicación móvil de Tachogram. De este modo, puedo ayudar a los conductores y resolver muchos problemas, incluso trabajando a distancia“, afirma Edgars Lagzdiņš.
No hay infracciones en la descarga de datos del tacógrafo
Al hablar de cómo las soluciones de gestión de flotas, incluida la descarga y el análisis de datos del tacógrafo, han ayudado a la empresa a superar sus principales retos empresariales y a mejorar la eficiencia de la gestión de flotas, Edgars Lagzdiņš afirma: “En estos momentos puedo decir que ya no nos enfrentamos a ninguno de los problemas mencionados anteriormente, porque todos los procesos de gestión de datos del tacógrafo están totalmente automatizados
Gracias a Tachogram, en los últimos cuatro años hemos podido trabajar sin ninguna infracción en la descarga de datos,
lo cual es estupendo. Es cierto que en el pasado cometíamos esta infracción con bastante frecuencia y pagábamos entre 100 y 300 euros por cada vez que un conductor o la empresa se olvidaban de descargar los datos”.
Soporte al cliente y soluciones profesionales en cualquier situación
El éxito de la cooperación se basa no sólo en soluciones de alta calidad, sino también en una comunicación abierta. Durante la conversación, el representante de UNA-L señala que la actual cooperación con el equipo de Tachogram ha sido muy exitosa: “Detrás del producto hay un equipo receptivo y profesional que siempre ayuda a encontrar soluciones para diferentes situaciones de manera oportuna. Nunca he encontrado ningún problema durante nuestra cooperación”.
En cuanto al futuro del sector y a los próximos cambios en la legislación, por ejemplo, las disposiciones del Paquete de Movilidad, Edgars Lagzdiņš dice que en este momento todavía es difícil pensar en las restricciones y reglamentos que les esperan a los transportistas de mercancías en el futuro, pero está convencido de que Tachogram ayudará a la empresa a adaptarse y operar de acuerdo con la legislación cambiante.
Si su empresa también está buscando una forma de gestionar y analizar fácilmente los datos del tacógrafo de la flota, póngase en contacto con nosotros en contacto@tachogram.com o solicite una prueba gratuita de 30 días para conocer todas las funciones de Tachogram.
