Kaip autoparkai valdo tachografų duomenis – 3 būdai ir kuris iš jų veiksmingiausias

Autoparkų vadovai ieško efektyviausio būdo, kaip tvarkyti tachografo duomenis, vairuotojų kortelių atsisiuntimus ir darbo laiko atitiktį. Nors įrankiai ir darbo procesai skiriasi, autoparkai paprastai naudoja vieną iš trijų sistemų:

1. Rankiniai atsisiuntimai + užrašų arba skaičiuoklių vedimas

2. Automatizuoti nuotoliniai atsisiuntimai naudojant autoparko valdymo įrankius

3. Nuotoliniai atsisiuntimai kartu su tachografo analizės sprendimu (pvz., Tachogram)
   
   

Visi trys požiūriai techniškai atitinka atitikties reikalavimus. Tačiau tik vienas iš jų atitinka visus kriterijus – sumažina administracinį darbo krūvį, yra plečiamas ir suteikia aiškias pažeidimų, poilsio ir darbo laiko įžvalgas. Šiame straipsnyje lyginami trys metodai ir paaiškinama, kodėl nuotolinis atsisiuntimas + tachografo analizė yra išmintingiausias ilgalaikis sprendimas logistikos įmonėms.

Kodėl svarbu pasirinkti tinkamą tachografo darbo eigą

Įmonės nesusiduria su sunkumais gaudamos tachografo duomenis – jos susiduria su iššūkiais juos tvarkant, interpretuojant ir naudojant. Netinkama darbo eiga lemia:

• praleistus tachografo atsisiuntimo terminus vairuotojo ir transporto priemonės kortelėms

• neaiškias teisines ataskaitas ir sunkumus saugant duomenis

• lėtą arba neteisingą darbo užmokesčio apskaičiavimą

• pasikartojančius vairuotojų klausimus apie jų pažeidimus

• rankinius pataisymus ir didesnį darbo krūvį

Stipri tachografo duomenų analizės sistema tiesiogiai sprendžia šiuos klausimus, o ne perkelia juos kitur.

1. Rankiniai atsisiuntimai + ranka daryti užrašai

Šis tradicinis metodas išlieka įprastas tarp mažesnių parkų, kurie neplanuoja plėstis ar kirsti sienų.

Privalumai

• Nėra mėnesinių programinės įrangos išlaidų

• Paprasta vieno asmens veikla

• Tinka įmonėms su nedideliu kilometražu ir nedaug vairuotojų

Apribojimai

• Didelė atitikties rizika: rankiniai priminimai dažnai lemia vėluojančius atsisiuntimus ar trūkstamas ataskaitas

• Žmogiškos klaidos rizika: ES taisyklių interpretavimas rankiniu būdu sukelia nenuoseklius skaičiavimus

• Lėtas atlyginimų apskaičiavimas: reikia ilgų valandų peržiūrint skaičiuokles ar ranka rašytus užrašus

• Nėra vairuotojų matomumo: vairuotojai visiškai priklauso nuo vadovų dėl atnaujinimų

Sudėtinga plėstis: kai autoparkas auga, šis metodas tampa nesuvaldomas

2. Automatiniai nuotoliniai atsisiuntimai be tachografo analizės

Kai kurios įmonės atnaujina tik pirmąjį žingsnį: tachografo duomenų rinkimo automatizavimą. Nuotoliniai atsisiuntimai sumažina duomenų rinkimo laiką, tačiau ne duomenų supratimo laiką. Tokios priemonės kaip Mapon nuotolinis tachografo atsisiuntimas palaiko tokią darbo eigą.

Privalumai

• Automatiniai tachografo ir vairuotojo kortelės atsisiuntimai – nereikia fizinės prieigos

• Sumažina baudų riziką dėl pavėluotų atsisiuntimų

• Centralizuoja failus tachografo atitikties auditams

• Rodo paprastą vairavimo, poilsio ir darbo laiko santrauką

Apribojimai

• Nėra teisėtumo interpretacijos: pažeidimus vis tiek reikia tikrinti rankiniu būdu

• Sudėtingi atlyginimų skaičiavimai vis dar lieka rankiniai: pateikiama tik paprasta darbo valandų apžvalga

Vairuotojai negali patys pasitikrinti: vadovai vis dar praleidžia daug laiko atsakinėdami į kiekvieną klausimą

3. Nuotoliniai atsisiuntimai + Tachografo analizė 

Tokią darbo eigą naudoja modernios, į atitiktį orientuoti autoparkai. Šis metodas tinka bet kuriai transporto ir logistikos įmonei, siekiančiai sumažinti administracinę naštą ir išlaikyti patikimą ilgalaikę atitiktį. Mapon nuotolinių atsisiuntimų įrankio ir tachografo analizės programinės įrangos Tachogram derinys yra puikus pasirinkimas.

Privalumai

• Visiškai automatizuotas duomenų rinkimas: visiškai pašalina pavėluotų terminų sukeltą stresą

• Momentinė tachografo teisėtumo patikra: pažeidimai aiškiai paaiškinami, o ne slepiami žaliuose failuose

• Tikslios veiklos suvestinės: poilsio laikotarpiai, vairavimo laikas, sienų kirtimai, neapibrėžtas laikas ir kt.

• Greitas darbo užmokesčio apskaičiavimas: organizuoti įrašai žymiai sumažina skaičiavimo laiką

• Vairuotojo prieiga: vairuotojai gali patikrinti savo valandas, sumažindami užklausų kiekį

• Kryžminis tikslumas: suderinta su ES vairuotojų darbo valandų ir darbo laiko taisyklėmis

Plečiamumas

• Didesni autoparkai neturi kurti daugiau rankinių užduočių

• Vadovai sutelkia dėmesį į veiklos sprendimus, o ne į duomenų tvarkymą

• Netaisyklingi modeliai tampa iš anksto pastebimi, sumažinant pasikartojančių pažeidimų riziką

• Sprendimas sumažina popierizmą, dubliuojamą darbą ir daug laiko užimančias patikras

Tachografo duomenų įžvalgos gali būti pagrindas vairuotojų mokymams

Dauguma autoparkų pradeda nuo rankinių atsisiuntimų, nes toks metodas atrodo paprastas. Tačiau, plečiantis veiklai ir sudėtingėjant tvarkaraščiams, atsiskleidžia silpnybės: pradelsti terminai, minimalios ataskaitos, pasikartojantis duomenų įvedimas ir didelis vairuotojų klausimų srautas.

Nuotoliniai atsisiuntimai sumažina dalį darbo krūvio, tačiau vis tiek palieka vadovus interpretuoti neapdorotus failus.

Derinant nuotolinį atsisiuntimą su tachografo analizės sistema, darbo eiga visiškai pasikeičia. Duomenys atsisiunčiami automatiškai, apdorojami akimirksniu ir yra paruošiami naudojimui išsamiai pažeidimų analizei, atlyginimų skaičiavimams, darbo krūvio planavimui ir dar daugiau. 

Ši sistema pakeičia atitiktį iš stresinės savaitinės užduoties į nuspėjamą, struktūruotą rutiną. Sistema natūraliai plečiasi, sumažina administracinį spaudimą ir leidžia vadovams susitelkti į kritinius sprendimus, o ne į duomenų tvarkymą.

Jei norite sužinoti daugiau apie mūsų tachografo analizės sprendimą, susisiekite su mumis el. paštu [email protected]. Arba jei esate pasiruošę pradėti, užsiregistruokite nemokamai bandomajam laikotarpiui!