3 tapaa, joilla kalustot hallitsevat ajopiirturidataa – ja mikä toimii parhaiten

Kalustopäälliköt etsivät tehokkainta tapaa käsitellä ajopiirturidataa, kuljettajakorttien latauksia ja työaikavaatimusten noudattamista. Vaikka työkalut ja prosessit vaihtelevat, useimmat kalustot käyttävät jotakin kolmesta ratkaisusta:

1. Manuaaliset lataukset + seuranta muistiinpanoissa tai taulukoissa

2. Automaattiset etälataukset kalustonhallintatyökalujen avulla

3. Etälataukset yhdistettynä ajopiirturin analyysiratkaisuun (esim. Tachogram)

Kaikki kolme vaihtoehtoa täyttävät teknisesti säännöstenmukaisuusvaatimukset. Mutta vain yksi niistä täyttää kaikki kriteerit, joita kalustopäällikkö kaipaa – se vähentää hallinnollista kuormaa, skaalautuu helposti ja tarjoaa selkeän näkymän lepo- ja työaikoihin. Tässä artikkelissa vertaillaan näitä ratkaisuja ja perustellaan, miksi etälatauksen ja analytiikan yhdistelmä on pitkällä aikavälillä järkevin ratkaisu logistiikka-alalle.

Miksi oikeanlaisen ajopiirturiprosessin valinta on tärkeää

Yritysten haaste ei ole saada ajopiirturidataa, vaan hallita, tulkita ja hyödyntää sitä oikein. Väärä työnkulku johtaa seuraaviin ongelmiin:

• kuljettaja- ja ajoneuvokorttien latausten määräajat jäävät väliin

• epäselvät raportit ja vaikeudet tietojen säilyttämisessä

• hidas tai epätarkka palkanlaskenta

• toistuvat kysymykset kuljettajilta heidän rikkomuksistaan

• manuaaliset korjaukset ja suurempi työkuorma
  

Hyvin rakennettu ajopiirturidatan analyysiratkaisu ratkaisee nämä haasteet suoraan sen sijaan, että siirtäisi niitä muualle.

1. Manuaaliset lataukset + käsinkirjoitetut muistiinpanot

Tämä perinteinen menetelmä on yhä yleinen pienemmissä kalustoissa, joilla ei ole aikomusta laajentua tai ylittää rajoja.

Hyödyt:

• Ei kuukausimaksuja ohjelmistoista

• Helppo yhdelle henkilölle

• Toimii yrityksille, joilla on vähän ajoa ja vähän kuljettajia

Rajoitukset:

• Suuri vaatimustenmukaisuuden riski: manuaaliset muistutukset johtavat usein myöhästymisiin tai puuttuviin raportteihin

• Inhimillinen virhe: EU-sääntöjen manuaalinen tulkinta voi johtaa epäjohdonmukaiseen laskentaan

• Hidas palkanlaskenta: taulukoiden ja muistiinpanojen tarkistamiseen kuluu tunteja

• Kuljettajat eivät näe omaa dataansa: he ovat täysin riippuvaisia esihenkilön antamista tiedoista

Huonosti skaalautuva: kaluston kasvaessa menetelmä ei enää toimi

2. Automaattiset etälataukset ilman ajopiirturidatan analyysityökalua

Jotkut kalustot kehittävät vain prosessin ensimmäistä vaihetta: ajopiirturidatan keruun automatisointia. Etälataukset vähentävät datan keräämiseen kuluvaa aikaa, mutta eivät sen ymmärtämiseen tarvittavaa aikaa. Maponin etäluku -ratkaisu tukee tätä työnkulkua.

Hyödyt:

• Automaattiset ajopiirturi- ja kuljettajakorttien lataukset – ei tarvetta fyysiselle pääsylle ajoneuvoon

• Vähentää myöhästyneiden latausten aiheuttamien sakkojen riskiä

• Tiedostot keskitetysti saatavilla tarkastuksia varten

• Näyttää yksinkertaisen yhteenvedon ajo-, lepo- ja työajoista

Rajoitukset:

• Ei laillista tulkintaa: rikkomukset täytyy tarkistaa käsin

• Monimutkaisemmat palkkalaskelmat tehtävä edelleen manuaalisesti: saatavilla vain yksinkertainen työaikayhteenveto

Kuljettajat eivät voi tarkistaa tietoja itse: esihenkilöt vastaavat yhä kaikkiin kysymyksiin

3. Etälataus + ajopiirturidatan analysointi

Modernit ja vaatimustenmukaisuuteen keskittyvät kalustot hyödyntävät tätä komboa. Tämä lähestymistapa sopii kaikille kuljetus- ja logistiikka-alan yrityksille, jotka haluavat vähentää hallinnollista työkuormaa ja ylläpitää luotettavaa pitkän aikavälin vaatimustenmukaisuutta. Maponin etälataustyökalun ja ajopiirturin analytiikkaohjelmisto Tachogramin yhdistelmä on erinomainen valinta.

Hyödyt:

• Täysin automatisoitu tiedonkeruu: poistaa stressin määräaikojen noudattamisesta kokonaan

• Välittömät ajopiirturin lakisääteiset tarkistukset: rikkomukset esitetään selkeästi, ne eivät piiloudu raakadatan joukkoon

• Tarkat toimintakoosteet: ajo- ja lepoajat, rajanylitykset, työajan ulkopuolinen aika ja paljon muuta

• Nopea palkanlaskenta: järjestetty data lyhentää laskenta-aikaa merkittävästi

• Kuljettajien pääsy tietoihinsa: kuljettajat voivat tarkistaa omat tuntinsa itse, mikä vähentää kyselyitä

• Tarkkuus ja vaatimustenmukaisuus: yhdenmukainen EU:n ajo- ja työaikasääntöjen kanssa

Miksi se skaalautuu hyvin:

• Suurten kalustojen ei tarvitse tehdä lisää manuaalisia tehtäviä

• Johtajat voivat keskittyä operatiivisiin päätöksiin, eivät tiedon käsittelyyn

• Toistuvat rikkeet tai toimintatavat havaitaan ajoissa, mikä vähentää riskejä

• Ratkaisu vähentää paperityötä, päällekkäistä työtä ja aikaa vieviä tarkistuksia

• Ajopiirturidata voi toimia perustana kuljettajien koulutukselle

Vertailukooste

Alta löydät selkeän taulukon, joka vertailee kolmea yleisintä ajopiirturin hallintamenetelmää.

Useimmat kalustot aloittavat manuaalisilla latauksilla, koska ne vaikuttavat yksinkertaisilta. Mutta kun toiminta laajenee ja aikatauluista tulee monimutkaisempia, alkavat manuaalisen työprosessin heikkoudet näkyä: unohtuneet määräajat, vain minimitason raportit, toistuva tietojen syöttö ja jatkuvasti kysymyksiä kuljettajilta.

Jo pelkkä etälataus vähentää työkuormaa osittain, mutta raakadatan tulkinta jää silti esihenkilöiden tehtäväksi. 

Kun etälataus yhdistetään ajopiirturianalyysiratkaisuun, koko työnkulku muuttuu. Tiedot tulevat automaattisesti, ne käsitellään välittömästi ja ne ovat heti valmiina käytettäväksi perusteelliseen rikkomusanalyysiin, palkanlaskentaan, työkuorman suunnitteluun ja muuhun.

Etäluvun ja analyysityökalun käyttö yhdessä muuttaa piirtureihin liittyvän vaatimustenmukaisuuden stressaavasta jokaviikkoisesta tehtävästä ennakoitavaksi ja järjestelmälliseksi rutiiniksi. Se skaalautuu luonnollisesti, vähentää hallinnollista painetta ja antaa esihenkilöille aikaa keskittyä olennaisiin päätöksiin, ei tiedon tulkintaan ja käsittelyyn.

Jos haluat kuulla lisää ajopiirturianalyysiratkaisustamme, ota meihin yhteyttä: [email protected]. Tai jos olet valmis aloittamaan, aloita ilmainen testijakso!