3 módszer, ahogy a flották kezelik a tachográf adatokat – és melyik működik a legjobban

A flottamenedzserek a leghatékonyabb módot keresik a tachográf adatok, a vezetői kártya letöltések és a munkaidő-szabályozás kezelésére. Bár az eszközök és a munkafolyamatok különböznek, a flották általában három megoldás egyikét használják:

1. Kézi letöltések + nyomon követés jegyzetekben vagy táblázatokban

2. Automatizált távoli letöltések flottakezelő eszközök segítségével

3. Távoli letöltések kombinálva egy tachográf elemző megoldással (pl. Tachogram)
   
   

Mindhárom megközelítés technikailag megfelel a megfelelőségi követelményeknek. Azonban csak az egyikük felel meg minden szempontnak – csökkenti az adminisztratív terhelést, skálázható és egyértelművé teszi a szabálysértéseket, a pihenő- és munkaidő betekintéseket. Ez a cikk összehasonlítja a három módszert, és elmagyarázza, miért a távoli letöltés + tachográf elemzés a legbölcsebb hosszú távú megoldás a logisztikai vállalatok számára.

Miért fontos a megfelelő tachográf munkafolyamat kiválasztása

A vállalatok nem azzal küzdenek, hogy megszerezzék a tachográfadataikat – hanem azzal, hogy kezeljék, értelmezzék és használják azokat. A rossz munkafolyamat a következőkhöz vezet:

• lemaradt tachográf letöltési határidők a vezetői és járműkártyák esetén

• tisztázatlan jogszerűségi jelentések és nehézségek az adatok tárolásában

• lassú vagy hibás bérszámfejtés

• ismétlődő kérdések a vezetőktől a szabálysértéseikkel kapcsolatban

• kézi korrekciók és nagyobb munkaterhelés

Egy erős tachográf adat-elemzési rendszer közvetlenül kezeli ezeket a problémákat, nem pedig más helyre helyezi át őket.

1. Kézi letöltések + Kézzel írt jegyzetek

Ez a hagyományos módszer továbbra is gyakori az olyan kisebb flották körében, amelyek nem terveznek terjeszkedést vagy határátlépést.

Előnyök

• Nincsenek havi szoftverköltségek

• Egyszerű egy személyes működéshez

• Alacsony futásteljesítményű és kevés sofőrrel rendelkező cégek számára működik

Korlátok

• Magas megfelelőségi kockázat: a manuális emlékeztetők gyakran késedelmes letöltésekhez vagy hiányzó jelentésekhez vezetnek

• Emberi hiba: az uniós szabályok kézi értelmezése következetlen számításokhoz vezet

• Lassú bérszámfejtés: órákig tartó táblázatok vagy kézzel írt jegyzetek átnézését igényli

• Nincs sofőr láthatóság: a sofőrök teljesen a menedzserekre támaszkodnak a frissítésekért

Nehéz skálázni: ha a flotta növekszik, ez a módszer kezelhetetlenné válik

2. Automatizált távoli letöltések tachográf elemzés nélkül

Néhány flottánál csak az első lépést fejlesztik: a tachográf adatok gyűjtésének automatizálását. A távoli letöltések csökkentik az adatok gyűjtésére fordított időt, de nem a megértésükre fordított időt. Az olyan eszközök, mint a Mapon távoli tachográf letöltése támogatják ezt a munkafolyamatot.

Előnyök

• Automatikus tachográf és vezetői kártya letöltések – nincs szükség fizikai hozzáférésre

• Csökkenti a késedelmes letöltésekhez kapcsolódó bírságok kockázatát

• Központosítja a fájlokat a tachográf megfelelőségi auditokhoz

• Egyszerű összefoglalót mutat a vezetési, pihenő és munkaidőről

Korlátozások

• Nincs jogi értelmezés: a szabálysértéseket továbbra is manuálisan kell ellenőrizni

• A bonyolultabb bérszámfejtési számítások továbbra is manuálisak: csak egy egyszerű munkaidő áttekintés áll rendelkezésre

A vezetők nem tudnak önellenőrzést végezni: a menedzsereknek még mindig időt kell szánniuk minden kérdés megválaszolására

3. Távoli letöltések + tachográf elemzés 

Ezt a munkafolyamatot használják a modern, megfelelőségre összpontosító flották. Az eljárás alkalmas bármely szállítmányozási és logisztikai vállalat számára, amely csökkenteni kívánja az adminisztratív terheket, és fenntartja a megbízható hosszú távú megfelelőséget. A Mapon távoli letöltő eszközének és a Tachogram tachográf elemző szoftvernek kombinációja nagyszerű lehetőség.

Előnyök

• Teljesen automatizált adatgyűjtés: teljesen megszünteti a határidők okozta stresszt

• Azonnali tachográf jogszerűségi ellenőrzések: a szabálysértések világosan magyarázva, nem rejtve a nyers fájlokban

• Pontos tevékenységi összefoglalók: pihenőidők, vezetési idő, határátlépések, hatályon kívüli idő és még sok más

• Gyors bérszámfejtés: a rendezett nyilvántartások jelentősen csökkentik a számítási időt

• Vezetői hozzáférés: a vezetők ellenőrizhetik saját óráikat, csökkentve a beérkező kérdéseket

• Határon átnyúló pontosság: összhangban az EU vezetési és munkaidő szabályaival

Miért skálázható

• A nagyobb flottáknak nem kell több manuális feladatot létrehozniuk

• A vezetők az operatív döntésekre összpontosíthatnak, nem az adatok kezelésére

• A minták korán láthatóvá válnak, csökkentve az ismétlődő szabálysértések kockázatát

• A megoldás csökkenti a papírmunkát, az ismétlődő munkák és az időigényes ellenőrzések számát

• A tachográf adatokból származó betekintések alapul szolgálhatnak a vezetői képzéshez

Összehasonlítás Áttekintése

Az alábbiakban egy átlátható egymás melletti táblázat található, amely a három leggyakoribb tachográf-kezelési módszert hasonlítja össze.

A legtöbb flottakezelő manuális letöltésekkel kezd, mert ezek a módszerek egyszerűnek tűnnek. Azonban ahogy a műveletek bővülnek és az ütemtervek bonyolódnak, a gyengeségek nyilvánvalóvá válnak: elmulasztott határidők, minimális jelentések, ismétlődő adatbevitelek, és a sofőrök kérdéseinek áradata.

A távletöltések önmagukban csökkentik a munkaterhelés egy részét, de még így is a vezetőknek kell értelmezniük a nyers fájlokat.

A távletöltés és a tachográf elemző rendszer kombinálása teljesen megváltoztatja a munkafolyamatot. Az adatok automatikusan érkeznek, azonnal feldolgozásra kerülnek, és készen állnak a mélyreható szabálysértés elemzésre, bérszámításra, munkaterhelés tervezésre és még sok másra. 

Ez a beállítás a megfelelőséget egy stresszes heti feladatból egy kiszámítható, strukturált rutinná alakítja. Természetesen bővíthető, csökkenti az adminisztratív nyomást, és lehetővé teszi a vezetők számára, hogy az adatok kezelése helyett a kritikus döntésekre összpontosítsanak.

Ha többet szeretnél megtudni a tachográf elemző megoldásunkról, lépj kapcsolatba velünk a [email protected] címen. Vagy ha készen állsz a kezdésre, iratkozz fel egy ingyenes próbaverzióra!