3 spôsoby, ako flotily spravujú údaje z tachografov – a ktorý z nich funguje najlepšie
Manažéri vozových parkov hľadajú najefektívnejší spôsob, ako spracovať údaje z tachografov, sťahovanie údajov z kariet vodičov a dodržiavanie pracovného času. Aj keď sa nástroje a pracovné postupy líšia, vozové parky zvyčajne používajú jednu z troch konfigurácií:
Manuálne sťahovanie + sledovanie v poznámkach alebo tabuľkách
Automatizované vzdialené sťahovanie pomocou nástrojov na správu vozového parku
Vzdialené sťahovanie kombinované s riešením na analýzu tachografov (napr. Tachogram)
Všetky tri prístupy technicky spĺňajú požiadavky na dodržiavanie predpisov. Avšak, iba jeden z nich spĺňa všetky kritériá – znižuje administratívne zaťaženie, je škálovateľný a poskytuje jasné prehľady o porušeniach, odpočinku a pracovnom čase. Tento článok porovnáva tri metódy a vysvetľuje, prečo je vzdialené sťahovanie + analýza tachografov najrozumnejším dlhodobým riešením pre logistické spoločnosti.
Prečo záleží na výbere správneho pracovného postupu pre tachografy
Firmy nemajú problém získať svoje údaje z tachografu – problémom je ich správa, interpretácia a využitie. Nesprávny pracovný postup vedie k:
zmeškaným termínom sťahovania tachografov pre vodičské a vozidlové karty
nejasným správam o zákonnosti a ťažkostiam pri ukladaní údajov
pomalým alebo nesprávnym výpočtom miezd
opakovaným otázkam od vodičov o ich priestupkoch
manuálnym opravám a vyššiemu zaťaženiu prácou
Silné nastavenie analýzy údajov z tachografov rieši tieto problémy priamo, namiesto ich presúvania inde.
1. Manuálne sťahovanie + ručne písané poznámky
Táto tradičná metóda zostáva bežná medzi menšími flotilami, ktoré neplánujú expandovať alebo prekračovať hranice.
Výhody
Žiadne mesačné náklady na softvér
Jednoduché pre operácie s jednou osobou
Funguje pre spoločnosti s nízkym počtom najazdených kilometrov a malým počtom vodičov
Obmedzenia
Vysoké riziko nedodržania predpisov: manuálne pripomienky často vedú k oneskorenému sťahovaniu alebo chýbajúcim správam
Ľudská chyba: manuálna interpretácia pravidiel EÚ vedie k nekonzistentným výpočtom
Pomalejšie spracovanie miezd: vyžaduje hodiny na kontrolu tabuliek alebo ručne písaných poznámok
Žiadna viditeľnosť vodičov: vodiči sú úplne závislí na manažéroch pre aktualizácie
Ťažké škálovanie: keď sa flotila rozrastie, táto metóda sa stáva neudržateľnou
2. Automatizované diaľkové sťahovanie bez analýzy tachografu
Niekedy sa flotily rozhodnú zmodernizovať len prvý krok: automatizáciu zbierania údajov z tachografu. Diaľkové sťahovanie znižuje čas strávený zbieraním údajov, ale nie čas potrebný na ich pochopenie. Nástroje ako Maponov diaľkový download tachografu podporujú tento pracovný postup.
Výhody
Automatické sťahovanie tachografu a vodičských kariet – nie je potrebný fyzický prístup
Znižuje riziko pokút súvisiacich s oneskoreným sťahovaním
Centralizuje súbory pre audity súladu s tachografom
Zobrazuje jednoduché zhrnutie jazdy, odpočinku a pracovného času
Obmedzenia
Žiadna interpretácia legality: porušenia musia byť stále kontrolované manuálne
Zložitejšie výpočty miezd zostávajú manuálne: je k dispozícii len jednoduchý prehľad pracovných hodín
Vodiči sa nemôžu sami kontrolovať: manažéri stále trávia čas zodpovedaním každého dotazu
3. Diaľkové sťahovanie + Analýza tachografu
Toto je pracovný postup používaný modernými flotilami zameranými na dodržiavanie predpisov. Tento prístup je vhodný pre každú dopravnú a logistickú spoločnosť, ktorá chce znížiť administratívnu záťaž a udržať spoľahlivé dlhodobé dodržiavanie predpisov. Kombinácia nástroja na diaľkové sťahovanie od Maponu a softvéru na analýzu tachografu Tachogram je skvelou možnosťou.
Výhody
Plne automatizovaný zber dát: úplne eliminuje stres z termínov
Okamžité kontroly zákonnosti tachografu: porušenia sú jasne vysvetlené, nie sú skryté v surových súboroch
Presné súhrny činností: doby odpočinku, čas jazdy, prekračovanie hraníc, časy mimo rozsah a ďalšie
Rýchla príprava miezd: zorganizované záznamy výrazne znižujú čas na výpočty
Prístup vodičov: vodiči si môžu skontrolovať svoje vlastné hodiny, čo znižuje počet otázok
Presnosť prechodu cez hranice: v súlade s pravidlami EÚ o pracovných hodinách a čase vodičov
Prečo to škáluje
Väčšie flotily nemusia vytvárať viac manuálnych úloh
Manažéri sa sústredia na operatívne rozhodnutia, nie na spracovanie dát
Vzory sú viditeľné skoro, čo znižuje riziko opakujúcich sa porušení
Riešenie znižuje papierovú prácu, duplicitu práce a časovo náročné kontroly
Prehľady z dát tachografu môžu slúžiť ako základ pre koučing vodičov
Prehľad porovnania
Nižšie je uvedená prehľadná tabuľka, ktorá porovnáva tri najbežnejšie metódy správy tachografov.
Väčšina flotíl začína s manuálnymi sťahovaniami, pretože tieto metódy sa zdajú byť jednoduché. Avšak, ako sa operácie rozširujú a rozvrhy stávajú zložitejšími, stanú sa zjavnými slabiny: zmeškané termíny, minimálne správy, opakovaný vstup dát a prúd otázok od vodičov.
Samotné diaľkové sťahovania znižujú časť pracovného zaťaženia, avšak stále nechávajú manažérov interpretovať surové súbory.
Kombinácia diaľkového sťahovania s analytickým systémom tachografu mení pracovný postup úplne. Dáta prichádzajú automaticky, sú okamžite spracované a pripravené na použitie pre hĺbkovú analýzu porušení, výpočty miezd, plánovanie pracovného zaťaženia a ďalšie.
Táto konfigurácia premieňa dodržiavanie predpisov z stresujúcej týždennej úlohy na predvídateľnú, štruktúrovanú rutinu. Prirodzene sa škáluje, znižuje administratívny tlak a umožňuje manažérom sústrediť sa na kritické rozhodnutia namiesto spracovania dát.
Ak sa chcete dozvedieť viac o našom riešení na analýzu tachografov, kontaktujte nás na [email protected]. Alebo ak ste pripravení začať, zaregistrujte sa na bezplatnú skúšobnú verziu!
